Przedsiębiorcy dążą do e-dokumentacji

Przedsiębiorcy chcą, by dokumenty pracowników były przechowywane w formie elektronicznej oraz, by nie mieli obowiązku przechowywania dokumentacji pracowniczej przez 50 lat.

Zamiast półwiecznego przechowywania jej, proponują okres do czasu przejścia ubezpieczonego na rentę lub emeryturę - pisze "Gazeta Prawna". Zdaniem przedsiębiorców, obecne rozwiązanie generuje duże koszty opłacania archiwum czy zatrudnienia osoby zajmującej się zarządzaniem dokumentacją. ZUS uważa, że krótszy czas przechowywania dokumentów może spowodować kłopoty z uzyskaniem w przyszłości świadczeń. Teresa Guzelf, dyrektor Departamentu Świadczeń Pieniężnych ZUS, mówi, że "- ZUS stoi na stanowisku, że istnieje bezwzględna konieczność zachowania 50-letniego terminu przechowywania dokumentacji" tłumacząc, że skrócenie tego okresu oznaczałoby, że ZUS nie mógłby kontrolować prawdziwości zaświadczeń o wysokości zarobków. ZUS negatywnie odnosi się też do przechowywania dokumentacji płacowej w formie elektronicznej. Jak wyjaśnia Teresa Guzelf, "- Obecnie dokumentem potwierdzającym wysokość płac jest zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu na formularzu ZUS Rp-7". Z kolei archiwiści twierdzą, że rozwiązanie przechowywania dokumentacji w wersji elektronicznej będzie mogło zostać wprowadzone, tylko wtedy, gdy dokumenty będą zatwierdzane podpisem elektronicznym. Jarosław Porazinski, prezes Stowarzyszenia Archiwistów Polskich, podkreśla, że wówczas "będą stanowić pełnoprawny dowód dla ZUS". "GP" podaje, że na jednego pracownika za 10-letni okres jego pracy przypada 1 metr bieżący dokumentacji, którego przechowywanie przez 50 lat kosztuje min. 15 zł. (F)

oprac.: ef, źródło: Gazeta Prawna, www.gazetaprawna.pl, 2008.02.11
"Przedsiębiorcy: dokumentacja tylko w wersji elektronicznej", Bożena Wiktorowska